Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные
Добавить в «Нужное» Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 5 октября 2012 г.Е.В. Орлова, директор департамента внутреннего аудита ООО «Комо» Формальность, отнимающая время и силы, — именно так многие относятся к докладным, служебным и объяснительным запискам и зачастую не видят между ними разницы. Принято считать, что докладные и объяснительные записки связаны с применением дисциплинарных взысканий.
На самом же деле они используются не только для этого. Мы расскажем, в какой ситуации уместно составление той или иной записки и как это правильно сделать. Прежде всего, все записки — это информационно-справочные документы для оперативного управления.
С их помощью происходит обмен информацией внутри компании (например, между разными отделами либо между филиалами, представительствами и головным подразделением). Информация в записках не содержит распоряжений, но может стать основанием для принятия какого-то управленческого решения, а может быть только принята к сведению. Но написать их совсем непросто.
Ведь ни определения понятий, ни правил составления записок нет в нормативных правовых актах. Попробуем их сформулировать сами.
Для наглядности покажем основные отличия в таблице. Характеристики Докладная записка Служебная записка Объяснительная записка Суть записки
- информирует о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе;
- содержит выводы и предложения составителя
- содержит запрос, информацию по запросу, уточнение задания, разъяснение, просьбу, предложение
- информирует о необходимости решения оперативных вопросов.
При этом не надо включать в записку вопросы, которые можно решить устно и которые не требуют документального оформления;
Объясняет причины какого-либо события, факта, поступка, происшествия, в том числе нарушения трудовой дисциплины, невыполнения поручений, отступлений от установленных правил работы, возникновения внештатных ситуаций (авария, ДТП, кража и пр.).
При желании письменные объяснения, которые требуется составлять для наложения на работника дисциплинарного взыскания, также могут быть оформлены как объяснительные записки, ; Направленность Обращение к руководству:
- от работника к руководителю отдела;
- от руководителя филиала к руководителю головного подразделения
- от руководителя отдела к руководителю компании;
Переписка между руководителями или работниками одного уровня управления, не подчиненными друг другу по должности, по вопросам, входящим в их компетенцию Объяснение (пояснение) нижестоящего должностного лица вышестоящему Виды записок по назначению
- инициирующие принятие решения;
- отчетные
- чисто информативные;
- описывающие какое-либо событие
- объясняющие действия конкретного работника (подразделения);
Структура I раздел — изложение причин, фактов или событий, послуживших поводом для ее написания; II раздел — при необходимости — анализ сложившейся ситуации и приведение возможных вариантов решения проблемы; III раздел — описание конкретных выводов, мнений, просьб или предложений о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять I раздел — изложение фактов, послуживших поводом к ее написанию; II раздел — описание причин, объясняющих сложившуюся ситуацию.
Не содержит выводов и предложений Виды записок по степени доступности
- конфиденциальный документ
- открытый документ;
Примеры записок Предложение о премировании конкретного работника Информация в службу охраны о необходимости пропуска в здание работников, которые будут работать в выходной день Объяснение в производственно-технический отдел о причинах перерасхода основных материалов против производственных норм (приложение к форме № М-В некоторых случаях какая-либо записка наряду с другими документами может выступать как первичный документ для обоснования и документального подтверждения в налоговом учете расходов, например:
- служебная записка собственной службы рекламы, согласно которой срок фактического использования рекламных видеороликов не превышал 12 месяцев, помогла компании доказать, что видеоролики не являются нематериальными активами, и списать расходы единовременно;
- для подтверждения пробега автомобиля показаниями GPS-навигатора (вместо одометра) и признания расходов на топливо нужна докладная записка начальнику транспортного отдела от мастера о том, что предрейсовый осмотр показал неисправность одометра, .
На основании этой докладной (или иного документа) будет издан приказ о необходимости работы автомобиля с включенным навигатором и фиксировании в путевом листе его показаний;
- объяснительная записка может пригодиться:
- для получения вычета по НДФЛ на ребенка, если с прежнего места работы нет справки 2-НДФЛ.
Когда человек долгое время не работал и устраивается на работу вновь, нужна его объяснительная об отсутствии доходов, трудовая книжка и письменное заявление на вычеты;
- для решения вопроса оплаты стоимости проезда в отпуск. Если работник проводит его в нескольких местах или следует через пункты остановки проездом, нужна объяснительная записка работника и его проездные документы.
Понятно, что если записка является первичным документом, то она должна содержать все реквизиты такого документа. Многим сотрудникам написание записок дается с трудом, ведь это непривычная для них работа.
Чтобы облегчить задачу, предусмотрите правила составления, а также бланки записок в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству, и ознакомьте работников с ней. Фрагмент инструкции может выглядеть, например, так. Утверждена приказом по ООО «Альфа» от 27.12.2011 № 123 .
4.10. Записки (докладные, служебные, объяснительные) . 4.10.4. Каждая записка составляется с указанием следующих реквизитов:
- заголовок к тексту, который должен начинаться предлогом «О» или «Об»;
- дата документа — дата подписания (арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год);
- отметка о наличии приложения (если оно есть), например: «Приложение: в 1 экз. на 3 л.»;
- наименование вида документа — докладная, служебная или объяснительная записка;
- адресат — ф. и. о. и должность лица, кому адресована записка (в дательном падеже);
- наименование структурного подразделения — составителя записки;
- подпись составителя (должность составителя; личная подпись и ее расшифровка (ф. и. о.)).
4.10.5. Текст пишется от первого лица в единственном числе.
В тексте записки не должно быть приветствий и завершающих пожеланий.
Рекомендуется заканчивать текст словами «Считаю.
(необходимым, целесообразным и т. д.)», «Предлагаю.», «Прошу. (выделить, направить и т. п. или сделать необходимые выводы)».
4.10.6. Бланки форм докладной, служебной и объяснительной записок приведены в приложениях № 15, 16, 17 к Инструкции.
Когда сотруднику понадобится написать записку, дайте ему готовый бланк, а лучше образец. Приведем примеры оформления разных записок. Бухгалтерия Генеральному директору ООО «Альфа» И.И.
Стасову Начальнику отдела кадров С.В. Климовой Причины, указанные в объяснительной, признать неуважительными. Применить дисциплинарное взыскание в форме замечания к Т.И.
Богдановой Главному бухгалтеру А.Д. Жаровой Принять меры к восстановлению ГТД
